Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Tim Riedel, Keltenweg 4, 85419 Mauern, Deutschland. E-Mail: support@berichtshelfer.de

2. Nutzung ohne Benutzerkonto

Berichtshelfer benötigt keine Registrierung und kein Passwort. Du kannst Berichte selbst schreiben, bearbeiten und als PDF exportieren. Für KI-Funktionen werden die nachfolgend beschriebenen Daten an unseren Server und an OpenAI übermittelt. Wenn du einen KI-Inhalt meldest, speichern wir die von dir abgesendete Meldung zur Prüfung. Beim App-Start lädt die App über RevenueCat die verfügbaren Abos und deinen Abostatus (Abschnitt 7). Wenn du einen Partnercode eingibst oder selbst Partner wirst, gilt zusätzlich Abschnitt 8.

3. Lokale Daten und Gerätesicherung

Einträge, Entwürfe, Profilangaben und Einstellungen liegen zunächst im privaten Speicher der App auf deinem Gerät. Dazu gehören gegebenenfalls Name, Beruf, Ausbildungsjahr, Betrieb, Abteilung, Ausbilder und Profilfoto. Das freiwillig ausgewählte Profilfoto wird lokal gespeichert; es wird nicht für die KI-Erstellung übertragen.

Unter iOS kann die App deine Einträge über deinen persönlichen iCloud-Speicher abgleichen, sofern iCloud für die App verfügbar ist. Unter Android können Einträge, Profilangaben, Einstellungen und die zufällige Installationskennung entsprechend deinen Geräteeinstellungen in die Android-Datensicherung und den Gerätetransfer einbezogen werden. Die lokalen Profilbilddateien sind von den Android-Sicherungsregeln ausgenommen. Eine gemeinsame Synchronisierung zwischen iOS und Android bietet die App nicht.

Eine zufällige Installationskennung ordnet dein KI-Kontingent, Empfehlungsgutschriften und eingelöste Partnercodes zu. Unter iOS liegt sie im Schlüsselbund, unter Android im privaten App-Speicher und gegebenenfalls in deiner Gerätesicherung. Die Kennung enthält selbst weder deinen Namen noch deine E-Mail-Adresse, ist aber mit den serverseitigen Nutzungs- und Empfehlungsdaten verknüpft.

4. KI-Berichte und Nachschreiben

Wenn du einen Bericht erstellen oder nachschreiben lässt, sendet die App Art und Datum des Berichts, Stichpunkte, gewünschte Textlänge und gegebenenfalls eine Wortvorgabe sowie Beruf, Ausbildungsjahr und besondere Hinweise aus deinem Profil an unseren Server. Zur sprachlichen Einordnung können vorherige Berichtstexte samt Datum mitgesendet werden: beim normalen Erstellen aus den vorherigen sieben Tagen, beim Nachschreiben aus den vorherigen 14 Tagen. Android begrenzt diesen Kontext auf bis zu 20 Einträge.

Zusätzlich erhält unser Server die Installationskennung und bei vorhandenem Abo einen Kaufnachweis zur Berechtigungsprüfung (Abschnitt 7). Name, Profilfoto, Betrieb, Abteilung und Ausbilder werden nicht als eigene Profilfelder an die KI gesendet. Wenn du personenbezogene Angaben selbst in Stichpunkte, Hinweise oder Berichtstexte schreibst, können sie Bestandteil der Anfrage werden. Bitte verwende keine vertraulichen Betriebs- oder Kundendaten, die du nicht übermitteln darfst.

Unser Server verarbeitet die inhaltlichen Angaben mithilfe der OpenAI-API und gibt den Textvorschlag an die App zurück. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Installationskennung und Kaufnachweise werden nicht in den KI-Prompt aufgenommen. In der Kontingentdatenbank speichern wir keine normalen KI-Anfragen oder erzeugten Berichtstexte. Die gesonderte Speicherung freiwilliger Inhaltsmeldungen ist in Abschnitt 6 beschrieben.

Nach Angaben von OpenAI werden API-Inhalte grundsätzlich nicht zum Modelltraining verwendet, sofern der API-Kunde dies nicht ausdrücklich freigibt. Zur Missbrauchsüberwachung können bei OpenAI standardmäßig Inhalte bis zu 30 Tage aufbewahrt werden; gesetzliche Anforderungen können eine längere Speicherung erfordern. Weitere Informationen findest du in den OpenAI-Datenkontrollen.

Die Verarbeitung dient der von dir angeforderten KI-Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne die Übermittlung kannst du weiterhin manuell schreiben, bearbeiten und exportieren. KI-Vorschläge können Fehler enthalten und müssen vor der Verwendung geprüft werden.

5. Kontingent und Empfehlungen

In unserer Datenbank werden die Installationskennung, Zählerstände erzeugter Berichte, Empfehlungscode, eingelöste Codes, die Zuordnung der beteiligten Installationen und Bonusgutschriften mit zugehörigen Zeitpunkten gespeichert. Die Kennung wird auch beim Abruf des Kontingents und bei Empfehlungsfunktionen übertragen. Diese Verarbeitung ist für die Bereitstellung und Abrechnung des gewählten Kontingents auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich. Für Partnercodes gilt Abschnitt 8.

Außerdem zählt unser Server je Installationskennung und Kalenderwoche, wie viele KI-Berichte erzeugt wurden und ob dabei ein Abo bestand. Uhrzeiten, Berichtsinhalte oder Geräteangaben speichern wir dafür nicht. Ausgewertet wird ausschließlich in Summen, etwa wie viele Installationen pro Woche Berichte erzeugen und wie viele davon in den Folgewochen wiederkommen. Um neue von wiederkehrenden Installationen zu unterscheiden, gleichen wir dabei auch mit den Zählerständen des Kontingents ab. Das dient unserem berechtigten Interesse, die App zu verbessern und wirtschaftlich zu steuern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dem widersprechen (Abschnitt 12).

6. Unangemessene KI-Inhalte melden

In der Android-App kannst du einen KI-Inhalt freiwillig direkt melden. Erst beim Absenden werden der ausgewählte Berichtstext, der Meldegrund und dein optionaler Kommentar zusammen mit der Installationskennung an unseren Server gesendet. Dort speichern wir außerdem eine Meldungsnummer und den Eingangszeitpunkt. Die Meldung wird nicht automatisch an OpenAI weitergeleitet.

Wir verarbeiten Meldungen, um problematische Inhalte zu untersuchen und den Schutz vor unangemessenen oder schädlichen Ausgaben zu verbessern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bitte beschränke deinen Kommentar auf die für die Prüfung nötigen Angaben. Zum Schutz vor Missbrauch ist die Anzahl der Meldungen pro Installation begrenzt.

7. Käufe und Abonnements

Kauf, Abrechnung und Verwaltung von Abonnements erfolgen unter iOS über Apple und unter Android über Google Play. Die App und unser Server erhalten keine Kreditkarten- oder Bankverbindungsdaten.

Für die Abwicklung und Prüfung der Abonnements setzen wir RevenueCat als Auftragsverarbeiter ein (RevenueCat, Inc., 1032 E Brandon Blvd #3003, Brandon, FL 33511, USA). Die in die App eingebundene RevenueCat-Bibliothek erzeugt eine zufällige, pseudonyme Kundennummer. Beim App-Start sowie bei Käufen und Wiederherstellungen übermittelt sie diese Nummer, Kauf- und Abodaten wie Produkt, Preis, Währung, Kauf- und Ablaufzeitpunkt und die Transaktionskennungen des Stores, das Store-Land sowie technische Angaben wie App-, Bibliotheks- und Systemversion an RevenueCat. Dabei fällt technisch bedingt deine IP-Adresse an. RevenueCat prüft Käufe bei Apple beziehungsweise Google und teilt der App mit, ob ein Abo aktiv ist. Solange das der Fall ist, sendet die App die Kundennummer an unseren Server, der damit selbst bei RevenueCat nachfragt. Berichtsinhalte, Profilangaben, dein Name oder eine E-Mail-Adresse werden nicht an RevenueCat übermittelt.

Unter iOS sendet die App außerdem einen signierten Apple-Kaufbeleg an unseren Server, der ihn gegen Apples Zertifikatskette prüft. Ältere App-Versionen nutzen statt RevenueCat ausschließlich diesen Kaufbeleg, ältere Android-Testversionen den Google-Play-Kauf-Token und die Produktkennung. Unter Android sichert die RevenueCat-Bibliothek die Kundennummer nach einem Kauf zusätzlich im Google Block Store deines Google-Kontos, damit das Abo nach einer Neuinstallation wieder zugeordnet werden kann.

Die Berechtigungsprüfung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zusammengefasste Auswertungen der Abodaten bei RevenueCat, etwa zu Umsatz, Verlängerungen und Kündigungen, stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der wirtschaftlichen Steuerung der App gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. RevenueCat verarbeitet die Daten in den USA; die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert, die Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit RevenueCat sind. Für die eigenständige Verarbeitung durch die Stores gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Apple beziehungsweise Google.

Die Android-App verwendet über RevenueCat außerdem die Google Play Billing Library. Diese erfasst automatisch technische Diagnosedaten zur Nutzung der Kaufschnittstelle, insbesondere erfolgreiche und fehlgeschlagene Aufrufe sowie Probleme bei der Verbindung zum Abrechnungsdienst, und übermittelt sie an Google. Google nutzt diese Informationen zur Fehleranalyse und Verbesserung der Leistung der Billing-Bibliothek. Die Initialisierung erfolgt beim App-Start; diese technische Verarbeitung ist deshalb nicht auf einen abgeschlossenen Kauf beschränkt und hängt nicht von der Freigabe der KI-Funktionen ab. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Google.

Wenn du freiwillig eine Bewertung im Google-Play-Dialog abgibst, verarbeitet Google deine Sternebewertung und gegebenenfalls den Rezensionstext. Öffentliche Bewertungen erscheinen im Store; Feedback im geschlossenen Test wird dem Entwickler bereitgestellt. Du kannst die Bewertung über dein Google-Konto löschen. Die Inhaltsmeldung aus Abschnitt 6 ist davon unabhängig.

8. Partnerprogramm

Werbepartner bekommen einen eigenen Code. Wer ihn beim Einrichten der App eingibt, erhält ein Angebot – in der aktuellen iOS-App eine kostenlose Premium-Testphase über den App Store, sonst zusätzliche KI-Berichte. Der Partner erhält für eine begrenzte Zeit ab der Codeeingabe (Provisionsdauer, in der Regel zwölf Monate) einen Anteil an den Zahlungen der so geworbenen Neukunden.

a) Wenn du einen Partnercode eingibst.

Unser Server speichert die Einlösung mit Zeitpunkt zu deiner Installationskennung (Abschnitt 3). Hast du kurz vorher – bis zu 24 Stunden, etwa beim Einrichten der App – ein Abo abgeschlossen oder schließt du danach eines ab, verknüpft er die Einlösung mit deiner pseudonymen RevenueCat-Kundennummer, die die App ohnehin zur Berechtigungsprüfung sendet (Abschnitt 7); auch dieser Kauf zählt dann für den Partner. Damit sich Provisionen berechnen lassen, meldet RevenueCat unserem Server Kauf-, Verlängerungs- und Erstattungsereignisse per Webhook: Kundennummer, Produkt, Preis, Währung, geschätzte Steuer- und Storeanteile, Belegnummern des Stores, Zeitpunkt und ob es sich um eine Testphase handelt. Diese Meldungen kommen für alle Abos; einem Partner zugeordnet werden nur die von Neukunden, die seinen Code eingegeben haben.

Zweck ist die Abrechnung der Provisionen. Partner sehen nur Summen pro Monat, etwa wie viele Codes eingelöst wurden, wie viele Testphasen, Zahlungen und Erstattungen es gab und welcher Umsatz daraus entstand – keine Namen, Kundennummern oder Belege. Gibt es in einem Monat nur sehr wenige Codeeingaben, kann ein Partner, der weiß, wer seinen Code genutzt hat, daraus aber auf einzelne Personen schließen, etwa ob jemand ein Abo abgeschlossen oder erstattet bekommen hat. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem korrekt abrechenbaren Partnerprogramm (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ereignisse ohne Partnerbezug löschen wir nach 30 Tagen. Die Verknüpfung deiner Kundennummer mit der Einlösung löschen wir sechs Monate nach Ende der Provisionsdauer. In zugeordneten Ereignissen löschen wir Kunden- und Belegnummern spätestens Provisionsdauer plus sechs Monate nach der jeweiligen Zahlung, in der Regel also nach 18 Monaten; die sechs Monate brauchen wir, um spätere Erstattungen zuordnen zu können. Danach bleiben für die Abrechnung nur Ereigniskennung, Betrag, Währung, Produkt, Store und Zeitpunkt – ohne Kunden- und Belegnummern.

b) Wenn du selbst Partner bist.

Bei der Anmeldung in der App speichern wir deinen Namen, deinen Code, deine E-Mail-Adresse, optional deinen Kanal, die Version der Teilnahmebedingungen und den Zeitpunkt deiner Zustimmung, die Verknüpfung mit deiner Installationskennung sowie Provisions- und Auszahlungsdaten. Zum Schutz vor Missbrauch zählt der Server Anmeldeversuche je IP-Adresse für 24 Stunden im Arbeitsspeicher. Deine Bankverbindung erfragen wir nur per E-Mail, wenn eine Überweisung ansteht, und nutzen sie nur dafür. Legen wir eine Partnerschaft auf deinen Wunsch selbst an, gilt das entsprechend.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Partnerschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir speichern die Daten für die Dauer der Partnerschaft. Endet sie, löschen wir deine E-Mail-Adresse, deinen Kanal und die Verknüpfung mit deiner Installationskennung und machen deinen Dashboard-Link ungültig. Beendest du die Partnerschaft selbst in der App (Einstellungen → Partnerprogramm → Partnerschaft beenden), geschieht das sofort; endet sie per E-Mail, sobald keine Auszahlung mehr aussteht. Name, Code, Zeitpunkt des Endes sowie Provisions- und Auszahlungsdaten bewahren wir als Abrechnungsbelege auf, soweit das gesetzlich vorgeschrieben ist, bis zu zehn Jahre (§ 147 AO).

c) Partner-Dashboard.

Das Dashboard auf berichtshelfer.de öffnest du über einen geheimen Link. Der Zugangsschlüssel steht im Teil nach dem „#“, den Browser nicht an den Webhoster dieser Website (Abschnitt 10) senden. Die Seite nimmt ihn aus der Adresszeile und speichert ihn im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage), bis du dich dort abmeldest; in der App liegt er im Schlüsselbund deines Geräts. Auf unserem Server liegt nur ein Prüfwert des Schlüssels. Die Zahlen lädt dein Browser direkt von unserem Server; dabei fallen die in Abschnitt 10 beschriebenen technischen Verbindungsdaten an.

9. Erinnerungen und PDF-Export

Erinnerungen werden lokal auf dem Gerät geplant. Die Benachrichtigungsberechtigung ist freiwillig und lässt sich in den Geräteeinstellungen widerrufen. PDFs werden auf deinem Gerät erzeugt. Wenn du eine Datei über die Teilen-Funktion weitergibst, erhält die von dir ausgewählte Ziel-App Zugriff auf die PDF einschließlich der darin enthaltenen Berichte und Profilangaben. Gespeicherte oder versendete Kopien unterliegen den Einstellungen des jeweiligen Speicherorts oder Empfängers.

10. Technische Protokolle und Dienstleister

Unser Server protokolliert technische Anfragen und Fehler. Bei KI-Anfragen werden Installationskennung, Berechtigungsstatus und angewendetes Limit, bei Empfehlungsgutschriften die beteiligten Kennungen protokolliert. Reguläre Berichtsinhalte werden nicht gezielt in die Serverprotokolle geschrieben. Gekürzte Fehlermeldungen eines vorgelagerten Dienstes können technische Fehlerdetails enthalten. Beim Hosting fallen außerdem technisch notwendige Verbindungsdaten, etwa die IP-Adresse, an.

Diese Verarbeitung dient dem sicheren und zuverlässigen Betrieb auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Abgesehen von RevenueCat für Abonnements (Abschnitt 7) enthält die App keine Analyse-Bibliotheken. Sie enthält keine Werbe- oder Crash-Reporting-Bibliotheken, verwendet keine Werbe-ID und gibt keine Daten zu Werbezwecken weiter.

Diese Website (berichtshelfer.de) – auch das Partner-Dashboard – stellt der Hostingdienst Cloudflare Workers der Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA) bereit; er liefert die Seiten als statische Dateien aus. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Zugriffsdaten wie deine IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse (ohne den Teil nach dem „#“) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem und hält sie für begrenzte Zeit in Protokollen fest, um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern, etwa gegen Angriffe. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und erreichbaren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist dabei unser Auftragsverarbeiter; der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil unserer Vereinbarung mit Cloudflare. Cloudflare verarbeitet die Daten auch in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, an dem Cloudflare teilnimmt; entfällt diese Grundlage, gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste.

Railway stellt Server und Datenbank bereit. OpenAI verarbeitet die für die KI-Erstellung übermittelten Inhalte. RevenueCat verwaltet und prüft die Abonnements und meldet Kaufereignisse für das Partnerprogramm (Abschnitt 8). Apple und Google betreiben die jeweiligen Kauf- und Sicherungsdienste. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union ist möglich. Informationen zu den eingesetzten Dienstleistern und zu den für eine Drittlandübermittlung vereinbarten Schutzmaßnahmen kannst du unter support@berichtshelfer.de anfordern.

11. Speicherdauer und Löschung

Lokale Berichte bleiben gespeichert, bis du sie löschst oder die App-Daten entfernst. Für Gerätesicherungen und separat exportierte PDFs gelten die Einstellungen des jeweiligen Dienstes oder Speicherorts. Unter Android werden temporär zum Teilen erstellte PDF-Kopien bei späteren Exporten nach einer Woche bereinigt.

Kontingent-, Bonus- und Empfehlungsdaten bleiben gespeichert, solange sie für die Zuordnung deines Kontingents, die Wiederherstellung oder die Vermeidung mehrfacher Gutschriften benötigt werden. Auf Anfrage prüfen wir ihre Löschung, soweit keine weitere rechtliche oder betriebliche Erforderlichkeit besteht. Das Löschen der lokalen App-Daten löscht diese Serverdaten nicht automatisch.

Die Wochenzähler aus Abschnitt 5 löscht der Server automatisch, sobald die jeweilige Kalenderwoche mehr als 400 Tage zurückliegt. Auf Anfrage löschen wir sie früher.

Kauf- und Abodaten zur pseudonymen Kundennummer bleiben bei RevenueCat gespeichert, solange sie für die Zuordnung des Abos, Wiederherstellungen und gesetzliche Nachweise benötigt werden. Auf Anfrage löschen wir den zugehörigen Kundendatensatz bei RevenueCat.

Für das Partnerprogramm gelten die Fristen aus Abschnitt 8: Kaufereignisse ohne Partnerbezug 30 Tage, Kunden- und Belegnummern zugeordneter Ereignisse spätestens Provisionsdauer plus sechs Monate nach der jeweiligen Zahlung (in der Regel 18 Monate), E-Mail-Adresse, Kanal und Installationsverknüpfung von Partnern für die Dauer der Partnerschaft und Abrechnungsbelege bis zu zehn Jahre. Eingelöste Partnercodes behandeln wir wie die übrigen Empfehlungsdaten.

Inhaltsmeldungen werden nach Ablauf von 90 Tagen automatisch bereinigt. Die Prüfung erfolgt regelmäßig im laufenden Serverbetrieb sowie beim Serverstart und bei neuen Meldungen. Technische Protokolle und Sicherungskopien werden entsprechend den Einstellungen des Hostingdienstes aufbewahrt und nur so lange genutzt, wie sie für Betrieb, Fehlerklärung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind.

12. Deine Rechte und Kontakt

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

Für Auskunft oder Löschung schreibe an support@berichtshelfer.de. Damit wir serverseitige Daten zuordnen können, benötigen wir die zufällige Installationskennung; bei einer Inhaltsmeldung hilft auch die Meldungsnummer, bei Kaufdaten das Kaufdatum und die Bestellnummer aus der Kaufbestätigung von Apple oder Google. Teile uns keine Passwörter, Zahlungsdaten oder vollständigen Kauf-Tokens mit.