Berichtsheft schreiben: So geht’s – mit Beispielen

Was ist das Berichtsheft?

Im Berufsbildungsgesetz (BBiG) heißt das Berichtsheft Ausbildungsnachweis. Als Azubi bist du verpflichtet, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen (§ 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG). Dein Betrieb muss dich dazu anhalten, den Nachweis regelmäßig durchsehen und dir Gelegenheit geben, ihn am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Abs. 2 BBiG).

Spätestens vor der Abschlussprüfung zählt er: Die Vorlage ist eine Voraussetzung für die Zulassung (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG). Bewertet wird er in der Prüfung laut BIBB-Empfehlung nicht. Er soll den Ablauf deiner Ausbildung in Betrieb und Berufsschule nachvollziehbar machen und dich anregen, über das Gelernte nachzudenken.

Schriftlich oder elektronisch?

Welche Form für dich gilt, steht in deinem Ausbildungsvertrag (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG). Elektronisch geht das für Ausbildungsverträge, die ab dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden (§ 103 Abs. 3 BBiG). Druckt ihr ein PDF aus und unterschreibt es von Hand, ist das ein Berichtsheft auf Papier.

Was muss ins Berichtsheft?

Wie ein Ausbildungsnachweis aussehen soll, beschreibt die Empfehlung des Hauptausschusses des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) vom 1. September 2020. Sie richtet sich an die Kammern; deine IHK oder HWK kann eigene Vorgaben machen. Die Mindestanforderungen:

• Kopf: Jede Tages- oder Wochenübersicht trägt deinen Namen, das Ausbildungsjahr und den Berichtszeitraum.
• Betriebliche Tätigkeiten: mindestens stichwortartig, was du im Betrieb gemacht hast.
• Unterweisungen und Schulungen: zusätzlich zu den Tätigkeiten festhalten („einerseits … andererseits“), also Unterweisungen, überbetriebliche Unterweisungen (z. B. im Handwerk), betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen. Im Wochenmuster (Anlage 2b) stehen sie in eigenen Feldern, im Tagesmuster (Anlage 2a) zusammen mit den Tätigkeiten in einer Spalte.
• Berufsschule: die Themen des Unterrichts.
• Dauer: Aus dem Nachweis sollte hervorgehen, wie lange du etwas gemacht hast.
• Rhythmus und Umfang: täglich oder wöchentlich, möglichst einfach, etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche.

Laut Empfehlung prüft deine Ausbilderin oder dein Ausbilder die Einträge mindestens monatlich und bestätigt sie: auf Papier mit Datum und Unterschrift, elektronisch zum Beispiel über eine Freigabe oder bestätigende E-Mails. Bist du minderjährig, sollen auch deine gesetzlichen Vertreter in angemessenen Abständen Kenntnis nehmen und das bestätigen.

Die Muster der Empfehlung (Anlage 2a täglich, Anlage 2b wöchentlich) haben eine Stundenspalte, Unterschriftsfelder für dich und deinen Betrieb und darüber den Satz: „Durch die nachfolgende Unterschrift wird die Richtigkeit und Vollständigkeit der obigen Angaben bestätigt.“

Manche Kammern werden konkreter. Die IHK Nürnberg etwa nennt für elektronisch geführte Nachweise, die zur Prüfung vorgelegt werden, in kaufmännischen Berufen eine Dreiteilung in betriebliche Tätigkeit, Unterweisungen und Schulungen sowie Berufsschule, in technischen Berufen in der Regel Tagesberichte und in allen Berufen die Stunden je betrieblicher Tätigkeit.

So schreibst du einen guten Eintrag

1. Stichpunkte sammeln. Notier dir am selben Tag, was du gemacht hast; zwei, drei Stichpunkte reichen. Am Ende der Woche ist sonst schwer zu sagen, was am Dienstag war.
2. Konkret werden. Schreib, was du gemacht hast, womit und wofür: „Rechnungen für Oktober im ERP-System geschrieben“ statt „Büroarbeit“.
3. Fachbegriffe nutzen. Die Begriffe deines Berufs zeigen, was du gelernt hast. Genau dafür ist der Nachweis da: Er soll den Ablauf deiner Ausbildung nachvollziehbar machen.
4. Bei einer Zeitform bleiben. Du schreibst über Erledigtes, also in der Vergangenheit. Ob Perfekt („habe geschrieben“) oder Präteritum („schrieb“): Hauptsache einheitlich.
5. Unterweisungen und Berufsschule mitnehmen. Schreib Unterweisungen und Schulungen mit auf und kennzeichne sie, z. B. „Unterweisung: Datenschutz“. Die Themen der Berufsschule gehören ebenfalls hinein. Verlangt dein Betrieb getrennte Felder, klär vorher, ob dein Blatt passt.
6. Ehrlich bleiben. Schreib nur auf, was du wirklich gemacht hast. Laut Empfehlung bestätigt dein Betrieb mit Datum und Unterschrift, dass die Einträge richtig und vollständig sind.

Wie aus Stichpunkten ein Eintrag wird, zeigen die echten Beispiele weiter unten.

Häufige Fehler

• Zu allgemein. „Büroarbeit“ oder „im Lager geholfen“ sagt nicht, was du gelernt hast.
• Unterweisungen ohne Kennzeichnung. Unterweisungen, Schulungen und Berufsschule fehlen oder gehen zwischen den Tätigkeiten unter.
• Jede Woche derselbe Text. Kopierte Einträge zeigen nicht, was in dieser Woche anders war.
• Alles auf einmal nachtragen. Wer Wochen später schreibt, erinnert sich an weniger. Musst du nachtragen, helfen Kalender, E-Mails oder Aufgabenlisten aus dieser Zeit.
• Namen und Interna. Kundennamen, Personaldaten oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse gehören nicht ins Berichtsheft; über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse musst du ohnehin Stillschweigen wahren (§ 13 Satz 2 Nr. 6 BBiG).
• Lange nicht vorgelegt. Leg deine Nachweise regelmäßig vor. Laut Empfehlung prüft dein Betrieb sie mindestens monatlich.

So hilft dir Berichtshelfer

• Aus Stichpunkten wird ein Bericht. Du tippst deine Stichpunkte, wählst kurz, mittel oder lang, und die KI formuliert daraus einen Tagesbericht, mit deinem Beruf und Lehrjahr als Kontext. Den Text prüfst und änderst du direkt in der App. Speichern ohne KI geht immer.
• Dein Ton. Im Schreibstil stellst du ein, wie deine Berichte klingen: locker oder sachlich, einfach oder mit Fachbegriffen, mit oder ohne „ich“, Perfekt oder Präteritum, Fließtext oder Stichpunkte.
• Anpassen. Einen fertigen Bericht lässt du per Vorschlag oder eigenem Wunsch umschreiben, etwa kürzer oder sachlicher. „Vorherige Fassung“ holt den alten Text zurück.
• Nachschreiben. Für fehlende Werktage eines Zeitraums schreibt Berichtshelfer Entwürfe auf Grundlage deiner bisherigen Einträge. Sie sind als Entwürfe zum Prüfen gedacht; die KI soll jeden mit „Entwurf zur Prüfung:“ beginnen. Du prüfst und ergänzt ihn und entfernst die Kennzeichnung selbst, wenn alles stimmt. Auf iPhone, iPad und Mac derzeit mit Premium, in der Android-Beta für alle.
• Der Nachweis als PDF. Pro Woche ein Nachweis im A4-Format mit Name, Ausbildungsberuf, Ausbildungsjahr und Zeitraum (wahlweise Betrieb, Abteilung und Ausbilder/in), deinen Einträgen in der Spalte „Ausgeführte Arbeiten, Unterweisungen, betrieblicher Unterricht“, einer Stundenspalte, dem Kasten „Berufsschule – Themen des Unterrichts“ und Unterschriftslinien für dich und deine Ausbilderin oder deinen Ausbilder. Betriebsangaben, Stundenspalte, Berufsschul-Kasten und Unterschriftslinien kannst du einzeln abschalten.

Was du wissen solltest: Wie im täglichen BIBB-Muster (Anlage 2a), aber anders als im wöchentlichen (Anlage 2b) stehen Tätigkeiten und Unterweisungen auf dem Blatt in einer gemeinsamen Spalte. Der Bestätigungssatz über den Unterschriften fehlt. Stunden und Berufsschulthemen trägst du von Hand ein. Ob das Blatt für dich passt, entscheidet dein Betrieb, frag im Zweifel vorher nach. Einreichen bei der Kammer oder eine digitale Unterschrift gibt es in der App nicht; du teilst oder druckst das PDF.